Las empresas eléctricas son responsables de brindar un servicio vital a sus clientes, pero también tienen que gestionar una gran cantidad de datos y recursos para obtener un funcionamiento eficaz.
Con la finalidad, de contar con un sistema de planificación de recursos empresariales ERP (Enterprise Resource Planning), que puede ser de gran ayuda para las empresas eléctricas que quieran optimizar y agilizar su gestión en proyectos, centralizar todos sus datos, planificar y verificar el estatus de sus recursos y automatizar tareas clave.
Pero para ser más específicos y claros con todo este proceso te mencionaremos 5 pasos que debes tomar en cuenta para optimizar la gestión de proyectos en empresas eléctricas si utilizas un sistema ERP:
1.- Definir los objetivos de gestión e Identificar las necesidades del proyecto:
Este es el primer paso a pensar y te vamos a dar varias preguntas la cuales debes preguntarte para ir avanzando en este paso como lo son:
- ¿Cuáles son sus objetivos para la gestión de proyectos?
- ¿Quiere mejorar la eficiencia, reducir los costos o mejorar la calidad?
Responder estas preguntas son muy importantes antes de implementar un ERP porque es de suma importancia que puedes identificar las necesidades y objetivos específicos del proyecto eléctrico.
Esto incluye determinar los recursos necesarios, establecer los plazos y definir los entregables. Al comprender claramente los requisitos del proyecto, será más fácil seleccionar el ERP adecuado y configurarlo de manera efectiva para cada proyecto a realizar.
Una vez que sepas los objetivos y avances del porque el sistema ERP te ayudará, es que puedes empezar a buscar un sistema ERP que te ayude a alcanzar lo que quieres para tu empresa.
2.- Elegir un sistema ERP sistemas ERP
Este sistema debe estar diseñado específicamente para el sector eléctrico y debe estar adecuado para las necesidades ya pensadas en el paso anterior.
Como hay una gran variedad de sistemas ERP diferentes disponibles en el mercado, es importante elegir uno que sea adecuado para las necesidades específicas de su empresa eléctrica.
Asegúrese de considerar el tamaño de su empresa, los tipos de proyectos que maneja y el presupuesto del que dispone.
Es importante seleccionar un ERP que cuente con los módulos y herramientas específicas para la gestión de proyectos eléctricos, como la planificación de recursos, la gestión de inventario de materiales eléctricos y la programación de tareas, esto es claro lo más importante, pero depende de cada empresa personalizar o adaptarse al sistema elegido.
3.- Implementar el sistema ERP
Ya al pasar al paso de implementación o instalación del sistema ERP, puede que al principio parezca que utilizarlo es algo muy complejo, pero lo más importante es que se planifique cuidadosamente y con el mayor detalle posible cada proceso que se vaya realizando.
Asegurándose de involucrar a todo el personal o posibles usuarios claves en los procesos de implementación y a cada uno proporcionarles una formación e instrucción adecuada y completa para que cada proceso pueda hacerse de manera efectiva y rápida.
Al igual, si este presenta algún problema el usuario sepa cómo resolver el problema de manera eficaz.
Los cursos o instrucciones para cada sistema ERP vienen incluidos al adquirir el servicio en la mayoría de los casos, pero si no es incluido en el pago inicial las empresas a la que adquieres te ofrecen planes que te explican más a detalle el funcionamiento del mismo.
Ya sea por grupos de empleados o individualmente para que el aprendizaje sea el más completo y preciso posible. Esto debes considerarlo y adaptarlo a las necesidades de cada empresa.
Un sistema ERP al ya estar en funcionamiento permite la automatización de tareas y procesos, lo que hace más rápida la gestión de proyectos eléctricos.
Un ejemplo de esto es que se pueden automatizar tareas como la generación de informes, la programación de tareas y la gestión de compras de materiales eléctricos. Esto no solo ahorra tiempo, sino que también reduce la posibilidad de errores humanos y mejora la eficiencia operativa.
4.- Integrar todas las áreas de la empresa
Un ERP eficiente debe integrar todas las áreas de la empresa, desde la gestión de proyectos hasta la contabilidad y el control de inventario.
Esto permite una comunicación fluida y sin errores entre los diferentes departamentos y evita la duplicación de tareas la cual acarrea pérdida del tiempo.
Además, la integración de datos en tiempo real proporciona una visión completa y actualizada del estado y progresos de los proyectos eléctricos.
5.- Utilice su sistema ERP para gestionar y analizar proyectos
Una vez que haya implementado su sistema ERP, puede empezar a utilizarlo para gestionar sus proyectos.
El utilizar todas las funciones del sistema para crear proyectos, asignar tareas, gestionar el tiempo, los recursos, y comunicar con los miembros del equipo.
Esto a ayuda a que también cuando sea completado algún proyecto, pueda tener un análisis más preciso con los datos obtenidos para identificar áreas en las cuales se deba mejorar.
Utilice los datos para identificar tareas que pueden automatizarse, recursos que pueden optimizarse y proyectos que pueden mejorarse en un futuro.
Se podría decir que al saber de estos 5 importantes pasos a la hora de implementar el sistema ERP para optimizar la gestión de proyectos en empresas eléctricas, se puede ser más eficaz en la gestión de proyectos en empresas eléctricas con un sistema ERP.
Esto va desde como definir e identificar los objetivos de la empresa hasta la implementación, gestión y análisis de los proyectos, son fundamentales para aprovechar al máximo las capacidades de un ERP.
Mejorar la eficiencia en la gestión de proyectos eléctricos tanto en escala pequeña como en mega proyectos, esto adaptándose a lo que puedas necesitar tanto inmediatamente como en el futuro sin afectarte de ninguna manera y manteniendo los estándares necesarios para el correcto funcionamiento de la empresa.
Gracias a los avances de la tecnología estos sistemas son cada vez es más completos. De hecho, con ProyecPro puedes aumentar tu productividad y comunicación entre las oficinas con las operaciones en terreno mediante una APP. Aumenta la coordinación, ahorrando tiempo y dinero.
